KI@DATEV: MHP als KI-Enabler für den Software-Pionier

Vom ersten Use Case bis zum unternehmensweiten KI-Programm

Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz können Unternehmen im Schnitt bis zu 20 % operative Kosteneinsparungen erzielen. Kein Wunder also, dass Unternehmen auf der ganzen Welt in diese zukunftsweisende Technologie investieren. Stolze 92 % planen einer aktuellen ​McKinsey-Studie zufolge entsprechende Investitionen in den kommenden Jahren.  

Künstliche Intelligenz – darin sind sich alle einig – kann ein enormer Effizienzbooster sein. Die Frage ist nur: Wie? Wie können Unternehmen diese Technologie so einsetzen, dass daraus ein echter Mehrwert entsteht? Denn längst nicht alles, was technologisch möglich ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll. Es gilt, die goldene Mitte zu finden zwischen Technologie und Strategie, zwischen Aufwand und Ertrag.

KI-Enablement für eines der größten deutschen Softwareunternehmen

Vor genau dieser Herausforderung stand auch das Nürnberger Unternehmen DATEV, das sich auf Softwarelösungen für Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfungen spezialisiert hat. Mit seinen Softwareprodukten für Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie ​​​viele andere Anwendungsbereiche zählt DATEV zu den größten deutschen Softwareunternehmen.  

Um diese Position auch in Zukunft zu sichern, entschied sich DATEV, Künstliche Intelligenz strategisch einzusetzen. Ziele waren einerseits Effizienzgewinne, andererseits der Beweis von Innovationskraft – nach innen wie nach außen. Zugleich sollte ein skalierbares Fundament für langfristige Wertschöpfung geschaffen werden.

Entsprechend groß waren Umfang und Ambition des Projekts. Im ersten Schritt ging es um die Identifikation und Ableitung von KI Use Cases im gesamten Unternehmen. Im zweiten Schritt lag unser Auftrag in der Umsetzung dieser Use Cases und damit verbunden in der Implementierung langfristiger Strukturen. Durch die Definition strategischer Leitplanken und operativer Umsetzungsprozesse über alle Fachbereiche hinweg sollte ein strukturelles Fundament geschaffen werden, das Identifikation und Umsetzung von KI-Use-Cases bei DATEV zur Routine werden lässt. Vereinfacht gesagt: Unser Auftrag war es, KI als langfristigen Werttreiber in der Unternehmensstruktur zu verankern. 

Die klassische Herausforderung bei technologiegetriebenen Innovationsprojekten: Es werden Lösungen für vermeintliche Problemstellungen entwickelt, ohne jedoch mit den Mitarbeitenden ins Gespräch zu gehen. Aus diesem Grund startete unser Team mit einer detaillierten Analyse der Stakeholder und ihrer Bedürfnisse in das Projekt. Dabei wurden sowohl interne als auch externe Zielgruppen betrachtet.  

Basierend auf unseren Erkenntnissen versammelten wir ​​​​​​​Vertreter:innen aus den unterschiedlichsten Fachbereichen zu einem gemeinsamen Ideation-Workshop. Die erste Aufgabe für die Teilnehmenden: Die im Rahmen unserer Analyse identifizierten Optimierungsbereiche aus Sicht der Kund:innen bzw. Nutzer:innen validieren, priorisieren und erste Lösungsansätze identifizieren – ohne dabei die technologische Machbarkeit dieser Lösungsansätze im Blick zu haben.

Erst nachdem Probleme und mögliche Lösungsansätze definiert und priorisiert wurden, widmeten wir uns der Frage, welche dieser Lösungsansätze mithilfe von KI realisiert werden können. Auf diese Weise stellten wir sicher, dass der Einsatz von KI auf ein konkretes Ziel gerichtet ist und nicht zum Selbstzweck verkommt. Am Ende des Ideation-Workshops stand fest: Das größte Potential liegt in der Integration eines neuen KI-Features, das Kunden den Umgang mit der DATEV-Software erleichtert. Die Idee zum Produkt “Tax A”I war geboren.

Das Refinement: Von der Idee zum Proof of Concept (PoC)

Der Weg von der Idee zur fertigen Anwendung führte über eine klare Definition von Zielen und Scope des neuen Features – und den Anforderungen, die sich daraus ableiten. In einem Anforderungsworkshop brachte unser Team Vertreter:innen aus den betroffenen DATEV-Fachbereichen mit MHP KI-Expert:innen sowie Stakeholdern aus der IT-Abteilung des Kunden zusammen. Gemeinsam wurden kritische Aspekte wie beispielsweise Datenbedarfe, benötigte Schnittstellen oder Fragen zur Nutzerinteraktion besprochen und in einem strukturierten PoC-Template dokumentiert. Dieses Template diente fortan als „Single Source of Truth” für die Entwicklung – es ist der Bauplan von Tax AI.

Die Entwicklung: Eine Teamleistung von MHP KI-Expert:innen und DATEV-Developern

In der Entwicklungsphase nutzten wir die Synergieeffekte der engen Kollaboration zwischen unseren KI-Expert:innen und den Entwickler:innen von DATEV. Neben der Realisierung des Tax AI PoC verfolgte diese Kooperation ein weiteres Ziel: DATEV-Entwickler:innen sollten durch die gemeinsame Projektarbeit von unseren AI-Expert:innen lernen, um künftig KI-Use-Cases selbständig entwickeln zu können.

Mehr als ein PoC: Die Erfolgsgeschichte von Tax AI

Gerade einmal sechs Wochen dauerte die Entwicklung des Tax AI PoC. Konzipiert als neues Feature für die DATEV-Software, erleichtert Tax AI Steuerberater:innen den Arbeitsalltag beim Prüfen der Einkommenssteuer. Tax AI liest Dokumente im Anhang automatisch aus, klassifiziert sie und überträgt alle relevanten Angaben vollautomatisch in die DATEV-Software. Das spart Nutzer:innen nicht nur Stunden an manuellem Arbeitsaufwand, sondern reduziert zusätzlich die typischen Fehlerquellen einer monotonen Arbeit.

Vom ersten Use Case zum skalierbaren Wertschöpfungsprozess

Der globale Rollout von Tax AI nur 12 Monate nach der Fertigstellung des PoC markierte für DATEV und uns einen wichtigen Meilenstein. Was wir im Rahmen des Projekts gemeinsam mit dem Kunden erreicht haben, ist jedoch weit mehr als die Entwicklung eines zusätzlichen KI-Features.

Gemeinsam mit den DATEV-Verantwortlichen haben unsere Expert:innen ein Framework für den nachhaltigen, wertschöpfenden Einsatz von KI im Unternehmen etabliert. Jeder Prozessschritt, jeder Workshop, jede Dokumentation auf dem Weg hin zu Tax AI wurde von unserem MHP-Team als Blaupause für die Entwicklung weiterer Use Cases konzipiert. In enger Zusammenarbeit mit DATEV wurden klare Entwicklungs-(Lifecycle)prozesse aufgesetzt, Rollen definiert und Qualitätsmanagementprozesse etabliert.  

Heute verfügt DATEV über eine flexible und jederzeit skalierbare Struktur für die Identifikation und Umsetzung wertschöpfender KI-Anwendungen. Verantwortet und gesteuert wird dieser Prozess von einer eigens bei DATEV aufgebauten KI-Fachabteilung. 

• Entwicklung des Tax AI PoC innerhalb von sechs Wochen. Globaler Rollout nach zwölf Monaten.
• Aufbau einer dezidierten KI-Fachabteilung.
• 40 % Effizienzsteigerung bei der Entwicklung von Use Cases.
• Ca. 20-30 neue Use-Case-Ideen pro Ideation Workshop.