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Success Story RAUMEDIC

Mit SAP Sales Cloud optimier die RAUMEDIC AG ihre Vertriebsprozesse deutlich

Langjähriger Partner der internationalen Medizintechnik-Branche

Seit über 70 Jahren entwickelt und fertigt die RAUMEDIC AG Schläuche, Formteile, komplexe Systeme und Medizinprodukte für unterschiedlichste diagnostische und therapeutische Anwendungen. Weltweit beschäftigt das Medizintechnik-Unternehmen aus Oberfranken rund 900 Mitarbeiter. Neben der langjährigen Erfahrung in verschiedenen Fertigungstechnologien und einer ausgezeichneten Produktqualität hat auch der enge Kundenkontakt großen Anteil am Erfolg des Unternehmens. Mit einem weltweiten Vertriebsnetz und eigenen Vertriebsgesellschaften in den Kernmärkten gehört RAUMEDIC zu den führenden Herstellern von kunststoffbasierten Lösungen für die internationale Medizintechnik- und Pharma-Industrie.

Den Vertrieb flexibler und schneller gestaltet

Um den wachsenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden, setzt die RAUMEDIC AG seit Neuestem auf die SAP Sales Cloud, eine flexible Plattform für den Vertrieb der Zukunft. Zuvor arbeiteten die Mitarbeiter aus Vertrieb und Produktmanagement mit SAP CRM OnPremise 7.0. Seit Einführung des Systems im Jahr 2011 wurden daran lediglich rudimentäre Anpassungen vorgenommen. Spätestens mit der Neuausrichtung des Vertriebs war klar: Eine neue Lösung muss her. Denn nur mit hohem Entwicklungsaufwand wäre es möglich gewesen, das alte System an die veränderten Anforderungen für eine zeitgemäßen Marktbearbeitung anzupassen. Speziell das Neuaufsetzen der Opportunity Management-Prozesse für das Projektgeschäft sowie das Optimieren der Angebotsabläufe hätten hohe Kosten verursacht. Aus diesem Grund hat sich RAUMEDIC bewusst für die SAP Sales Cloud mit CPQ entschieden. Wichtigste Vorgabe dabei: Die neue Lösung sollte in der Standardversion umgesetzt werden, um langfristig eine maximale Releasefähigkeit zu sichern. Denn das neue RAUMEDIC-Set-up für den Vertrieb sollte auch bei künftigen SAP-Releases stabil und leicht anpassbar bleiben.

Komplette SAP Sales Cloud-Integration – remote realisiert

Wir von MHP übernahmen die Integration aller Funktionen der SAP Sales Cloud. Dies erfolgte wie gewünscht im Standard und im Campaign-to-Quote-Prozess – also vom Kampagnenmanagement über das Opportunity- und Offer-Management bis zum Reporting dieser Prozesse. Besonderer Fokus lag auf zwei Funktionalitäten: Zum einen etablierten wir die Möglichkeit eines datengetriebenen Opportunity Managements, mit dem der RAUMEDIC-Vertrieb künftig schneller Opportunities bewerten und priorisieren kann. Bisher wurden dafür XLS-Tools genutzt, deren Daten aber nicht im CRM und ERP verfügbar waren, was wiederum zu Systembrüchen führte. Das neue System eröffnet nun auch die Option, in Zukunft eine spezielle Deal Intelligence zu integrieren, die das Lead- und Opportunity-Scoring optimiert. Zum anderen bestand der Wunsch, Angebote flexibler und unkomplizierter erstellen zu können. Letzteres offenbarte sich durchaus als Herausforderung. Denn mit SAP CPQ gibt es zwar eine etablierte Lösung, die das Angebotsmanagement extrem vereinfacht. Da CPQ jedoch erst kürzlich von SAP übernommen wurde, war das Tool noch nicht komplett in der C/4 HANA-Suite integriert. Deshalb mussten unsere Entwickler zahlreiche individuelle Anpassungen vornehmen. Sie integrierten CPQ entsprechend den Anforderungen des Vertriebs und Produktmanagements von RAUMEDIC in den Standard der SAP Sales Cloud sowie in das bestehende ERP und sorgten so dafür, dass heute alle Vertriebsprozesse vereinfacht und End-to-End miteinander verbunden sind.

Alle Vertriebsprozesse vereinfacht und End-to-End miteinander verbunden

Eine weitere Herausforderung brachte die globale Pandemie-Situation seit dem Frühjahr 2020 mit sich. Live-Absprachen sowie das gemeinsame Arbeiten vor Ort waren in der Projektlaufzeit nicht möglich. Sowohl RAUMEDIC als auch MHP wechselten aber schnell in den Remote-Modus. Mit Erfolg: Bis auf den Anforderungsworkshop konnte das gesamte Projekt remote realisiert werden. Beschleunigt wurde der Prozess durch das bereits vorhandene hohe IT- und Prozess-Verständnis bei RAUMEDIC sowie durch sehr kurze Abstimmungsrunden, bei denen die Key-User zu wichtigen Themen größtenteils gemeinsam und direkt Entscheidungen trafen – ohne lange Abstimmungen mit den Vorgesetzten durchlaufen zu müssen. Zudem führten wir während der Umsetzungsphase für die Key-User von RAUMEDIC Trainings zum Anpassen der Oberflächen und des Angebotsmanagements durch. So konnten die Mitarbeiter bereits im Projekt eigene projektspezifische Anpassungen im System vornehmen und sich mit der SAP Sales Cloud sowie der CPQ-Erweiterung vertraut machen. Die Key-User können dadurch heute selbständig Änderungen am System durchführen – ohne IT-Unterstützung. Ganz im Sinne unseres MHP Purpose: Enabling You To Shape A Better Tomorrow.

Die Vorteile der neuen Lösung

Mit der Einführung der SAP Sales Cloud sowie der CPQ-Features hat sich die Zahl der Systembrüche signifikant reduziert. Dank des neuen einheitlichen und vereinfachten Angebotsprozesses mit schnell anpassbaren CPQ-Angebotstemplates kann der RAUMEDIC-Vertrieb heute deutlich schneller bei Anfragen und Akquisen agieren. Dies erlaubt mehr Fokus auf das Tagesgeschäft und erhöht die Qualität des direkten Kundenkontakts. Durch die SAP Sales Cloud konnten zudem die „alten“ XLS-Tools zur Opportunity-Bewertung im Projektgeschäft abgeschafft werden.

Die moderne Systemarchitektur bietet zugleich eine bessere Performance und stellt wertvolle Informationen zum Steuern, Controlling und Reporting der RAUMEDIC-Vertriebsprozesse zur Verfügung. Damit ist der CRM-Bereich des Unternehmens perfekt vorbereitet für das nächste große Projekt – die Integration der S/4 HANA-Suite.

Kundenstimmen

„Mit der Einführung der SAP Sales Cloud haben wir einen wichtigen Meilenstein im Hinblick auf die Digitalisierung unserer Vertriebsprozesse erreicht. Unsere Kollegen haben nun Zugriff auf eine einheitliche, cloudbasierte und skalierbare State-of-the-Art-Vertriebsplattform. Damit können wir nicht nur schneller auf Marktdynamiken reagieren, sondern stellen unsere Kundenbeziehungen in den Mittelpunkt.“

Sebastian Deeg

Head of Information Technology, RAUMEDIC AG

„Die Transition in so kurzer Zeit zu 100 Prozent remote auf die Beine zu stellen, war für uns alle eine große und unvorhergesehene Herausforderung. Trotz der fehlenden physischen Interaktion sind wir bereits nach kurzer Zeit sehr eng als interdisziplinäres und firmenübergreifendes Team zusammengewachsen. So konnten wir das Projekt Hand in Hand gemeinsam stemmen. Eine tolle Leistung, die wir bei nächster Gelegenheit endlich auch von Angesicht zu Angesicht im Rahmen eines Transition-Abschlussfestes feiern müssen.“

Christian Vogler

IT Consultant SAP Applications, RAUMEDIC AG