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Datenschutzerklärung für Messekontakt- und Leadbögen

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Befüllung unseres Leadbogens. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen der geltenden Datenschutzvorschriften.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte.

Die ständige technologische Weiterentwicklung, Änderungen unserer Services oder der Rechtslage sowie sonstige Gründe können Anpassungen unserer Datenschutzhinweise erfordern. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und bitten Sie, sich regelmäßig über den aktuellen Stand zu informieren.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter; Kontakt

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist die: 

MHP Management- und IT-Beratung GmbH
Film- und Medienzentrum
Königsallee 49
71638 Ludwigsburg

Deutschland
E-Mail: dataprivacy(at)mhp.com

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt: 

Stephan Moers
Datenschutzberatung Moers GmbH
Neue Straße 22
34369 Hofgeismar
Deutschland

E-Mail: mhp@dsb-moers.de

2. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder auch Foto- / Videoaufnahmen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen unserer Leaderfassung auf Messen und Events, indem Sie den Kontaktbogen digital ausfüllen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt für die werbliche Kontaktaufnahme seitens MHP, um Informationen, Angebote oder Veranstaltungen von MHP mit Ihnen zu teilen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Ihre erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO). Soweit Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, wird die MHP Ihre Daten zu dem oben beschriebenen Zweck verarbeiten. Soweit sich aus Ihren Aufnahmen Hinweise auf Ihre ethnische Herkunft, politische Meinungen, Religion oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Gesundheit ergeben, werden mit Ihrer Einwilligung auch diese Daten verarbeitet; Rechtsgrundlage ist dann Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die von Ihnen erteilte Einwilligung werden wir zum Zwecke des Nachweises elektronisch aufbewahren. Die damit verbundene Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt aufgrund rechtlicher Vorschriften nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit Art. 5 DSGVO. Wir müssen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO nachweisen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Ihre Einwilligung wird nach Widerruf in der Regel bis zum Ablauf der einfachen gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. BGB (3 Jahre) gelöscht, soweit nicht eine längere Vorhaltung gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der MHP haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die oben unter Ziffer 3. genannten Zwecke benötigen. Die Teilnehmerfotos sollen im Nachgang auf internen Kanälen (z.B. Grapevine) bereitgestellt werden. Eine Veröffentlichung im Internet kann auch grenzüberschreitend erfolgen. Dabei können Daten weltweit auch in Länder übermittelt werden, die ein geringeres Datenschutzniveau als das der Europäischen Union aufweisen.

Weitere externe Empfänger können sein:

a) Auftragsverarbeiter

Tochtergesellschaften der MHP oder externe Dienstleister, z.B. Eventdienstleister, die im Rahmen des betrieblichen Ablaufs eingesetzt werden. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

b) öffentliche Stellen

Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft, Sozialversicherungsträger, Gerichte, Hochschulen und sonstige Dritte, soweit wir Sie anweisen, Daten weiterzugeben.

c) Weisungsfreie Dienstleister

Weisungsfreie Dienstleister, die im Rahmen Ihres Auftrages Leistungen für die MHP erbringen.

d) Partnerunternehmen von MHP

5. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder die Vereinbarung sogenannter EU- Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 DSGVO vorliegt.

Wir setzen Dienste von Microsoft Office 365 für die Verarbeitung von Daten ein. Hierbei gibt es Apps, die nur exklusiv über US-amerikanische Rechenzentren bereitgestellt werden (z.B. SWAY). Wir haben dazu mit Microsoft eine entsprechende Datenschutzvereinbarung abgeschlossen und für die interne Nutzung Nutzungsbedingungen festgelegt, so dass die Datenschutzgrundsätze eingehalten werden.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Du die Einwilligung nicht widerrufst (und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift). Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.  Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir führen weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling durch.

8. Betroffenenrechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der MHP jederzeit unentgeltlich geltend machen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie die Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Diese Datenverarbeitung beruht auf Ihrer Einwilligung. Sie haben das Recht, die Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten unberührt. Im Falle Ihres Widerrufs werden Ihre Daten aus den Aufzeichnungen entfernt.

Beschwerderecht: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0, poststelle@lfd.bwl.de.

9. Stand

Es gilt die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung.

Stand 04.05.2022