HR-Transformation ohne Betriebsrisiko
Wie Everllence eine skalierbare und zukunftsfähige HR-IT etabliert
Everllence schafft eine stabile und skalierbare HR-IT-Basis – ohne Unterbrechung im laufenden Betrieb und mit deutlich mehr Flexibilität für HR-Transformationen.
IT-Excellence und HR-Expertise vereint
Die Transformation der Application Management Services (AMS) für SAP HCM und SuccessFactors
Mit über 15.000 Mitarbeitenden in mehr als 50 Ländern gehört Everllence zu den weltweit führenden Energie- und Technologieunternehmen. Ein solcher Global Player benötigt auch einen AMS in der HR-IT, der mit seiner Größe und Komplexität Schritt hält.
Um auch in Zukunft die Organisation und das Unternehmenswachstum langfristig, stabil und mit innovativen Lösungen unterstützen zu können, entschied man sich für eine strategische Neuausrichtung, die zwei Bedingungen erfüllen musste: eine zukunftssichere, technologische Basis schaffen und eine sofortige, bruchlose Umsetzung garantieren – auch im laufenden Betrieb.
Gewachsene Strukturen begrenzen Flexibilität und Handlungsfreiheit
Die bestehenden Governance-Strukturen waren historisch gewachsen und nicht an durchgeführte organisatorische Änderungen angepasst, wodurch sie bei Lastspitzen und personellen Engpässen schnell an ihre Grenzen gerieten.
Dieses Problem wurde noch verstärkt durch eine über die Jahre entstandene Wissensverteilung: Essenzielles Know-how war bei einzelnen Schlüsselpersonen konzentriert – ein echtes Risiko, falls diese ausfielen, etwa durch Elternzeit, Sabbatical oder Krankheit.
Doch nicht nur der laufende Betrieb, sondern auch ambitionierte HR-Zukunftsprojekte standen auf dem Plan. Everllence befand sich am Beginn mehrerer strategischer Transformationen, etwa der Migration zu SAP SuccessFactors und dem Ausbau moderner und digitaler HR-Prozesse: eine herausfordernde Agenda, wenn HR-IT-Ressourcen bereits durch das Tagesgeschäft gebunden werden.
Ohne eine starke operative Basis – konkret: ohne einen flexibel skalierenden Application Management Service – wäre auch das Projektteam in der Umsetzung dauerhaft eingeschränkt gewesen.
Service-to-Service und Project-to-Service
Hier setzt die Partnerschaft mit MHP an und etabliert zwei unterschiedliche, aber parallel verlaufende Transitionsprozesse. Zunächst geht es dabei um die Service-to-Service Transformation, also den Übergang vom bisherigen SAP HCM Dienstleister zu MHP.
Mit dem zusätzlichen Project-to-Service-Transfer werden die Projektergebnisse aus dem zeitgleich laufenden SuccessFactors-Implementierungsprojekt nahtlos in einen dauerhaften Service im Regelbetrieb überführt.
SAP HCM (Human Capital Management)
SAP HCM ist ein integriertes Personalmanagementsystem, das alle HR-Prozesse – von der Personaladministration über Zeitwirtschaft bis zur Gehaltsabrechnung und dem Erstellen von Reportings – digitalisiert und automatisiert, um Effizienz und Transparenz im Unternehmen zu steigern.
Es bildet Organisationsstrukturen und Mitarbeiterdaten zentral ab, ermöglicht mehrstufige Workflows für Genehmigungen und verbindet operative Aufgaben mit strategischem Personalmanagement.
Als On-Premise-Lösung innerhalb von SAP ERP unterstützt SAP HCM Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bietet Schnittstellen zu anderen Systemen; die Zukunft liegt in der Migration zu SAP S/4HANA (H4S4) oder in der Cloud mit SAP SuccessFactors.
Ein klassisches Risiko bei solchen Transitionsvorhaben: Sie werden als rein technisches Projekt betrieben. MHP jedoch verstand sie von Anfang an als weit darüber hinausgehenden Shift.
„Der Übergang vom Projekt- in den Regelbetrieb ist mehr als ein organisatorischer Schritt – er ist ein kultureller Wandel hin zu nachhaltigem Service Management. Mit einem integrierten AMS, klaren Governance-Strukturen und einem partnerschaftlichen Miteinander schaffen wir die Basis für kontinuierliche Weiterentwicklung, datenbasierte Entscheidungen und eine gestärkte fachbereichsübergreifende Problemlösungskompetenz.“
Operativer Regelbetrieb vs. Bedarfsorientierung
Die HR-IT bei Everllence ist nicht nur eindimensional – sie vereint zwei Disziplinen, die zu einem gemeinsamen Ergebnis beitragen.
Disziplin 1 umfasst das Application Management auf der IT-Seite, also die Pflege und Instandhaltung der bestehenden Softwarelandschaft. Bugs werden behoben, technische Anforderungen konzeptioniert und umgesetzt, das System wird gewartet und optimiert. Die Teams bestehen hier aus IT-Spezialist:innen mit variierenden Schwerpunkten.
Disziplin 2 umfasst die Managed Services des HR-Fachbereichs. Dazu gehören alle digitalen Prozesse rund um Personalverwaltung, Nachfolgeplanung, variable Vergütung, sowie das Schulungsmanagement, die Zielvereinbarungen und das Recruiting und Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. Diese Prozesse zu analysieren, in globaler Hinsicht zu optimieren und fehlerfrei zu halten, ist die Aufgabe des zweiten Workstreams, in dem HR- und IT-Expert:innen Hand in Hand arbeiten, um die Geschäftsprozesse zu sichern.
Für einen reibungslosen Ablauf mit dem letztlichen Ziel der optimalen Employee Experience müssen beide Disziplinen parallel funktionieren. Wenn Everllence ein global bedeutendes Projekt wie Success Factors startet, benötigt es auf beiden Seiten Kapazitäten. IT-Fachkräfte werden für die Beratung und die technische Implementierung benötigt, während parallel die Tätigkeiten im Regelbetrieb weiterlaufen. Ein fachlich kompetentes HR Projekt- und Expertenteam wird ins Projekt eingebunden, das gleichzeitig die tägliche HR-Arbeit aus Abrechnungen, Zeitwirtschaft und Co. parallel zu ihren Projektaufgaben meistert. Die hohe Bedeutung einer bedarfsgerechten Ausrichtung auf IT und HR Seite – also der Fähigkeit, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren – ergibt sich aus den dynamischen Abläufen des Unternehmensalltags.
Es zeigen sich deutliche Volatilitäten im Anforderungsaufkommen: Auf Phasen mit zahlreichen Vorgängen folgen Wochen mit deutlich weniger Anfragen. Sowohl Menge als auch Ursprung und Komplexität der IT-Anforderungen unterliegen erheblichen Schwankungen und sind nicht immer belastbar prognostizierbar.
Everllence brauchte entsprechend einen Partner, der beide Seiten gleichzeitig abfangen und dabei sehr stark bedarfszentriert agieren und skalieren konnte.
MHP als One-Stop-Shop
MHP begann im Januar 2024 für das AMS HCM mit einer Service-to-Service-Transition. Der bisherige Dienstleister wurde abgelöst und MHP übernahm den laufenden Betrieb, während gleichzeitig Governance-Strukturen optimiert wurden und das Know-how von Schlüsselpersonen systematisch transferiert wurde.
Entscheidend war es, die Umsetzung nicht als einen klassischen Übergang zu gestalten, sondern als agile Transition. Bereits vom ersten Tag an funktionierte der Service ohne Anlaufphase oder offen bleibende Anfragen. Der Grund dafür: MHPs Konzept der atmenden IT, bei dem Berater-Teams ganz flexibel, je nach Bedarf skalieren. Geht eine Person in Elternzeit, fährt die Kapazität hoch. Kommt die Person zurück, fährt MHP wieder herunter. Everllence zahlt für das, was es wirklich braucht, nicht für pauschale Kapazitäten, die in Spitzenzeiten zu wenig sind und in ruhigen Zeiten verschwendet wirken.
Im September 2024 folgte die Project-to-Service Transition für SuccessFactors, eine weitere komplexe Aufgabe. Die vom MHP und Everllence-Projektteam implementierten Module wie Employee Central, Recruiting, Onboarding, Learning Management und Reportings gingen live (weitere Hintergründe zur technischen Implementierung finden sich in unserer Success Story) und wurden nun vom Projektmodus in den stabilen Regelbetrieb überführt. Parallel liefen die Module Performance & Goals, Succession & Development und Compensation & Variable Pay weiterhin im Projektstatus.
Auch hier entstand kein Bruch in der Übergangszeit. Die Hypercare-Phase wird professionell beendet, die Handover-Prozesse greifen und das Application Management wird etabliert. Die Projektmitarbeitenden von MHP wurden nicht einfach abgezogen, sie wurden mit Augenmaß in den AMS-Modus überführt, während neue AMS-Fachkräfte mit spezifischem Modulwissen hinzukmamen.
Was wurde konkret erreicht?
Im HCM AMS:
- Nahtlose Übernahme des Betriebs ohne Unterbrechung des Fachbereich-Supports
- Know-how-Transfer von Schlüsselpersonen, deren Wissen jetzt dokumentiert und für das Team verfügbar ist
- Optimiertes Governance-Modell: klare Unterscheidung zwischen Betriebs- und Projektleistungen
- Professionelle Unterstützung des SuccessFactors-Implementierungsprojektes parallel zum HCM-Betrieb
Im SuccessFactors AMS:
- Einheitliche Kommunikationskanäle etabliert: Alle Anfragen, Bugs, Change Requests laufen über ein Ticketsystem
- Erfolgreiches Onboarding der HR-Expert:innen von Everllence in das neue System
- Kontinuierliches Reporting auf Basis echter Daten: nicht nach Gefühl, sondern faktengetrieben
- Der Support Process Guide: ein lebendes Dokument mit allen essenziellen Informationen zum AMS, u.a. Verantwortlichkeiten, Support-Prozessen, Governance
Stabilität im Betrieb, Agilität im Wachstum
Mit dieser Neuausrichtung hat Everllence ein klassisches Spannungsfeld gelöst: Operational Excellence trifft auf strategische Agilität. Während das Tagesgeschäft verlässlich und präzise läuft, sind gleichzeitig Ressourcen und Know-how verfügbar für die strategische Transformation. Etwa für den SuccessFactors-Rollout, für die elektronische Personalakte und für die Zukunftsarchitektur des HR-Stacks.
Die atmende IT bedeutet auch: Everllence ist nicht an starre Verträge gebunden, der Service wächst mit den Anforderungen. 2026 kommen neue Standorte hinzu und der AMS skaliert mit. Der globale SuccessFactors-Rollout in Dänemark, Frankreich und über 25 weiteren Standorten läuft bereits – die HR-IT-Kapazitäten werden flexibel und bedarfsorientiert angepasst.
„Mit MHP ist uns der Providerwechsel im AMS und die Service-zu-Service-Transition gelungen – ohne jede Unterbrechung für den Fachbereich. Betrieb und Support liefen vom ersten Tag an stabil weiter; parallel haben wir Governance und Prozesse geschärft sowie Wissen aus Schlüsselrollen systematisch verfügbar gemacht. Heute skalieren wir den AMS bedarfsgerecht und sind in der Lage, flexibel auf Kapazitätsengpässe zu reagieren. Besonders wertvoll ist der Zugriff auf das Expertenwissen von MHP – genau dort und genau dann, wenn wir es benötigen. Das Ergebnis: robuster laufender Betrieb und Unterstützung für den Fachbereich sowie spürbar mehr Handlungsspielraum.”
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