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- Veröffentlicht am: 07.11.2023
- 10:46 mins
Shared Services und Business Process Outsourcing: Mit Business Services Prozesse und Strukturen optimieren
Zum Führen eines Unternehmens gehört weit mehr als das eigentliche Kerngeschäft: Vom Einkauf und der Mitarbeiterverwaltung bis hin zu IT, Finanzen, und Marketing machen unzählige Prozesse und Aufgaben den Firmenalltag aus. Für viele Unternehmen stellen diese To-dos eine gewisse Belastung dar – sei es, weil schlicht keine Infrastruktur oder nicht ausreichend Fachkräfte dafür vorhanden sind oder weil die Produktivität, Reaktionsfähigkeit und das Budget des Unternehmens unter den Zusatzaufgaben leiden. Business Services helfen Unternehmen dabei, gleichartige Funktionen und Prozesse bei einem Partner zu bündeln und mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.
Mithilfe von Business Services Prozesse bündeln
Digitale und automatisierte End2End Business Services unterstützen Ihr Unternehmen dabei, die vielseitigen Herausforderungen des betrieblichen Alltags zu bewältigen und die Geschäftsprozesse wirtschaftlich, effektiv und mit nachhaltigem Mehrwert zu gestalten. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Ihr Unternehmen von Business Services profitiert und warum die Umsetzung weitaus mehr Vorteile als nur reine Effizienz mit sich bringt. Dabei gehen wir insbesondere auf Shared Services und Business Process Outsourcing (BPO) als zwei wichtige Umsetzungsformen von Business Services ein.
Von der Theorie in die Praxis: Zur besseren Veranschaulichung greifen wir in diesem Beitrag auf einen erfolgreich umgesetzten Use Case aus der Automobilbranche zurück und zeigen so auf, inwiefern unser 5-Phasen-Modell auch Ihr Unternehmen bei der Umsetzung von Business Services unterstützen kann.
Was versteht man unter Business Services?
Zugegeben: Der Begriff „Business Services“ kann so ziemlich jede Dienstleistung umfassen, die in irgendeiner Weise mit Geschäftsabläufen zusammenhängt und diese unterstützt. Anbieter von Business Services sind dank ihrer Erfahrung und Expertise in der Lage, Aufgaben und Prozesse verschiedener Ressorts und Mitarbeitenden zu bündeln und effizienter zu gestalten.
Als IT- und Managementberatung bietet MHP eine Reihe von Business Services an und greift für die Umsetzung je nach individueller Unternehmenssituation auf Shared Services und Business Process Outsourcing zurück.
Der Unterschied zwischen Shared Services und Business Process Outsourcing
- Shared Services bezeichnet die Bündelung und zentrale Bereitstellung von ähnlichen Funktionen oder Prozessen innerhalb eines Unternehmens. In die Umsetzungsverantwortung kann das Unternehmen entweder selbst gehen (Inhouse) oder diese an einen Dienstleister wie MHP delegieren. Der Dienstleister als Shared Service Center (SSC) erbringt als zentralisierte Einheit eine Vielzahl von unterstützenden Dienstleistungen für verschiedene Geschäftsbereiche, Standorte oder auch Tochtergesellschaften.
- Managed Services oder Business Process Outsourcing bezeichnet die Auslagerung spezifischer Dienstleistungen oder Geschäftsprozesse an externe Dienstleister. Anhand von vereinbarten Service Level Agreements (SLA) wird so die Verantwortung für diese Prozesse delegiert und damit Fachkenntnisse, Ressourcen und Effizienzgewinne genutzt, sodass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Dabei arbeitet MHP als externer Dienstleister an einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und insbesondere an Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen.
Enterprise Service Management als Grundlage der MHP Business Services
Optimal auf die Bedürfnisse der individuellen Unternehmen abgestimmt, bringen die eingesetzten Business Services einen großen Mehrwert für den betrieblichen Alltag mit. Doch wie genau sehen die Business-Service-Leistungen von MHP aus?
Zu unseren Business Services gehören eine Vielzahl von Funktionen und Aktivitäten, die zur effizienten und reibungslosen Geschäftstätigkeit beitragen. Sie können technischer, administrativer oder beratender Natur sein und reichen von Abteilungen wie dem IT-Support und der Buchhaltung bis hin zum Personalmanagement und Kundenservice.
Im Falle von MHP erfolgt die Umsetzung der Business Services auf der Grundlage von Enterprise Service Management (ESM). Dabei handelt es sich um ein Rahmenwerk, bei dem Methoden und Grundsätze des IT-Servicemanagements (ITSM) auf andere Geschäftsbereiche übertragen werden. ESM ermöglicht Ihnen die Implementierung von Best Practices wie Incident-Management, Problem-Management, Change-Management, Service-Level-Management und anderen Service-Management-Prozessen und legt so den Grundstein für die Steigerung von Qualität und Effizienz der Business Services.
Use Case: Business Services bringen renommierten Unternehmen zusätzlichen Antrieb
Am verständlichsten können wir den Einsatz unserer Business Services anhand eines konkreten Beispiels erklären, welchen wir als Beratungsunternehmen erfolgreich umsetzen konnten:
Ein renommierter deutscher Automobilhersteller benötigte bei der Umsetzung neuer Business Services Unterstützung in Ressorts wie Forschung und Entwicklung, Finanzen und IT, Produktion und Logistik, Personal- und Sozialwesen, Vertrieb und Marketing sowie Beschaffung. In diesen Bereichen sollte die unternehmerische Handlungsfähigkeit langfristig verbessert werden. Zudem sollte in der Geschäftsleitung das Datenmanagement und die Rechnungsprüfung optimiert werden. Insgesamt prognostizierte das Automobilunternehmen für all diese Aufgabenbereiche ca. 250 Vollzeitäquivalente bis 2026.
Für Unternehmen geht die Umsetzung dieser Optimierungsfelder mit größeren finanziellen Aufwänden einher. Doch nicht nur der Kostenfaktor spielt dabei eine Rolle, sondern auch die Themen Kommunikation, Organisation und Flexibilität sind entscheidend für die Umsetzung neuer Strukturen – und bedürfen einiges an Abstimmungsaufwand. Ein übermäßiger Verwaltungsapparat, komplexe Abstimmungsabläufe, asynchrone Informationsstände und Hindernisse durch mangelnde lokale Expertise bei Internationalisierungsprozessen können ein Unternehmen einengen und ausbremsen.
Mit den von MHP bereitgestellten Business Services konnte das Unternehmen nicht nur die Handlungsfähigkeit verbessern, sondern durch den wiedergewonnenen Fokus auf das Kerngeschäft auch an Agilität zunehmen. Auch die Zusammenarbeit zwischen deutschen Firmen und Zweigstellen bzw. Tochterunternehmen in anderen Ländern und Kulturen wird mithilfe von Business Services verbessert: Durch das Outsourcing profitiert Ihr Unternehmen von der Expertise der lokalen Mitarbeitenden und können so nicht nur günstigere Lohnkosten umsetzen, sondern auch den bilateralen Austausch fördern.
Shared Services oder BPO: Für welche Unternehmen eignet sich welche Form des Outsourcings?
Shared Services eignen sich in der Regel für mittelständische und große Unternehmen, die über mehrere Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Standorte verfügen. In diesen Unternehmen gibt es oft eine Vielzahl von ähnlichen Funktionen oder Prozessen, die sich für die Standardisierung und Zentralisierung anbieten. So lassen sich Skaleneffekte und Kosteneinsparungen effektiv erzielen. Die Implementierung eines Shared Service Centers hilft, mithilfe von digitalen Technologien und automatisierten Prozessen Ressourcen wirtschaftlicher zu nutzen, Vorgänge zu harmonisieren und Best Practices zu etablieren.
BPO eignet sich für Unternehmen aller Größen, bietet sich aber besonders dann an, wenn ein externer Dienstleister über Expertise, Effizienz und Skalierbarkeit verfügt, die das Unternehmen intern nicht erreichen kann.
Für den von MHP unterstützten Autohersteller kamen hinsichtlich Unternehmensgröße und Organisationsstruktur deshalb die Shared Services infrage. Nach intensiver Beratung durch MHP war schnell klar: Dieser Weg bringt die meisten Vorteile und den größten Mehrwert.
Das 5-Phasen-Modell von MHP: Shared Services und BPO erfolgreich umsetzen
Um sämtliche Potenziale für eben diese Vorteile und Mehrwerte voll auszuschöpfen, setzte MHP im Falle des Automobilherstellers aus unserem Beispiel auf ein 5-Phasen-Modell zur Umsetzung von Shared Services:
- Strategie und Analyse:
In dieser Phase erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation des Automobilunternehmens und die Entwicklung einer klaren Strategie für die Einführung des Shared-Service-Ansatzes. Gemeinsam wurden Ziele, Prioritäten und Anforderungen definiert sowie Potenziale für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen identifiziert. - Machbarkeit und Konzeption:
Anschließend überprüfte MHP die Machbarkeit des Shared-Service-Ansatzes und entwickelte ein detailliertes Konzept. Hierbei fanden organisatorische, technische und finanzielle Aspekte Berücksichtigung, um die Umsetzbarkeit sicherzustellen. Die Anforderungen an die zukünftigen Shared Services wurden definiert und Entscheidungen bezüglich integrierender Funktionen und Prozesse getroffen. - Praktische Ausgestaltung:
Auf die grundsätzliche Konzeption folgte die konkrete Ausarbeitung. MHP legte gemeinsam mit dem Kunden die praktischen Details der Shared Services sowie die genauen Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten fest. Neben der Entwicklung von Service Level Agreements (SLA) erfolgte außerdem die Einrichtung von technischer Infrastruktur, Reportings und Kommunikationskanälen. - Implementierung:
Um aus der Theorie Praxis zu machen, erfolgten organisatorische Veränderungen, wie beispielsweise die Etablierung des Shared Service Centers und die Neuzuweisung von Aufgaben. Mitarbeitende wurden geschult und auf die neuen Prozesse und Arbeitsweisen vorbereitet, technische Systeme und Tools implementiert und getestet. - Betrieb und Weiterentwicklung:
Seit der erfolgreichen Implementierung läuft der operative Betrieb der Shared Services. Zur Bewertung der Servicequalität und eventuellen Optimierung überwacht MHP die Prozesse kontinuierlich. Durch die Erfassung von Feedback und Leistungskennzahlen lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren und ausnutzen. So ist ein effizienter und hochwertiger Service langfristig gewährleistet.
Sie möchten ebenfalls von Shared Services und der Expertise von MHP rund um Business und Shared Services profitieren und das 5-Phasen-Modell auch in Ihrem Unternehmen einsetzen? Lassen Sie sich unverbindlich von uns beraten!
Ziele des Einsatzes von Business Services
Egal, ob Sie Ihre Analysen verbessern wollen oder die Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben wollen: Unsere Business Services können in Ihrem Unternehmen effektiv eingesetzt werden, um beispielsweise die folgenden Ziele zu erreichen:
- Kostenreduktion: Die Auslagerung von Funktionen, die das Kerngeschäft nicht betreffen, spart Ihrem Betrieb Kosten. Das geschieht einerseits durch die Effizienzsteigerung von Prozessen, andererseits durch die Eliminierung von Redundanzen und die Nutzung von Skaleneffekten.
- Nachhaltige Sicherung des Unternehmenserfolgs: Durch effektive Bereitstellung von Dienstleistungen, verbesserte Prozesse, Qualitätsoptimierung und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit tragen Business Services dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit und somit den Erfolg Ihres Unternehmens zu fördern.
- Strategische Neuausrichtung: Business Services ermöglichen es Ihnen, neue Geschäftsmodelle zu implementieren, innovative Lösungen einzuführen und sich auf neue Märkte oder Kundenbedürfnisse auszurichten. Durch die wirksame Bereitstellung von Dienstleistungen und die Nutzung von Best Practices tragen sie zur Umsetzung der Unternehmensstrategie bei.
- Digitalisierung & Automatisierung: Eine stringente Digitalisierung und Automatisierung der Business Services ist oftmals der entscheidende Hebel, um die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken. Durch die Implementierung von digitalen Technologien (RPA, KI-assistierte Workflow Automatisierung, Process Mining und Optical Character Recognition) können repetitive und zeitaufwändige Tätigkeiten reduziert und die Produktivität des Shared Services gesteigert werden.
- Fokussierung auf Kerngeschäft: Mithilfe von Business Services kann Ihr Unternehmen Funktionen, die nicht für das Kerngeschäft relevant sind, auslagern oder zentralisieren. Durch die Bereitstellung von standardisierten Dienstleistungen und die Optimierung von Prozessen werden interne Ressourcen bei den Mitarbeitenden freigesetzt, die wiederum strategisch wichtigen Aufgaben und dem Erlangen von Wettbewerbsvorteilen dienen können.
- Sicherung des Fortbestehens: Business Services stärken die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Sie helfen, Risiken zu minimieren, den Betrieb stabil zu halten und auf Veränderungen in der Geschäftsumgebung flexibel zu reagieren. Auch können sie zur Kundenzufriedenheit und -loyalität beitragen – ein wichtiger Faktor für langfristigen Geschäftserfolg.
Mit den Business Services von MHP durchstarten
Durch die Einrichtung eines Shared Service Centers und die Bereitstellung der entsprechenden Business Services durch MHP ist der Mobilitätsanbieter optimal dafür gerüstet, interne Prozesse immer weiter zu verschlanken und Aufgaben wirtschaftlich zu lösen. Dabei kommt auch die IT-Expertise von MHP zum Tragen: Der Spezialist für Digitalisierung und Automatisierung gestaltet die Implementierung und Evaluierung der Shared Services mithilfe moderner Tools und Lösungen noch effizienter und bringt eine große Digitialisierungskompetenz mit. Auch nach der Implementierung unterstützen wir Sie bei der Überwachung Ihrer Prozesse und decken neue Automatisierungspotenziale in Ihrem Betrieb auf.
Das Leistungsportfolio von MHP beschränkt sich nicht allein auf Shared Services: Im Rahmen seiner Business Services bietet das IT- und Beratungsunternehmen auch Unterstützung in Form von Business Process Outsourcing an. Die Supportmöglichkeiten sind hier ähnlich breit gefächert und reichen sowohl im Fall von BPO als auch von Shared Services von klassischen IT-Leistungen über Rechnungs- und Finanzthemen bis hin zur Unternehmensverwaltung.
Häufige Fragen rund ums Thema Shared Services und Business Process Outsourcing
Business Process Outsourcing bezeichnet die Auslagerung bestimmter Geschäftsprozesse eines Unternehmens an externe Dienstleister. So werden beispielsweise spezifische Aufgaben oder ganze Prozesse an einen Partner outgesourct, der sich auf diese Art von Dienstleistungen spezialisiert hat.
Shared Services und Business Process Outsourcing sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Optimierung von Geschäftsprozessen, die jedoch ähnliche Ziele verfolgen. Shared Services beziehen sich auf die zentrale Bereitstellung von Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens. Im Gegensatz dazu werden beim BPO Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagert. MHP unterstützt Sie bei der Umsetzung beider Ansätze.
Die Umsetzung des Shared-Service-Ansatzes erfolgt bei MHP in einem fünfstufigen Modell. Dieses umfasst die Phasen Strategie und Analyse, Machbarkeit und Konzeption, praktische Ausgestaltung, Implementierung sowie Betrieb und Weiterentwicklung.
Ja, Shared Services können sich für Unternehmen lohnen. Durch die Bündelung von Funktionen und Prozessen können Unternehmen diverse Vorteile erzielen: beispielsweise Kosteneinsparungen, Steigerung der Servicequalität sowie mehr Flexibilität und Agilität. Als Pionier in Sachen Digitalisierung und Automatisierung unterstützt MHP Sie bei der Implementierung neuer Technologien und sorgt so für eine gesteigerte Produktivität in Ihrem Unternehmen.
