Mit AMS und Business Services die HR-IT langfristig stabil aufstellen

Im folgenden Interview erklärt René Schubert von der Management- und IT-Beratung MHP, wie Unternehmen in der HR-IT ein klassisches Spannungsfeld lösen: Das Tagesgeschäft läuft stabil und verlässlich, es sind Ressourcen für die strategische Transformation frei und Unternehmen verfügen über das notwendige Know-how. Die Lösung liegt in Application Management Services (AMS) für die bestehende Softwarelandschaft und Managed Services für den HR-Bereich.

Als Senior Manager im Bereich Managed Business Services beschäftigt sich René Schubert mit der Zukunft des Personalwesens, begleitet globale SAP-HR-Rollouts und implementiert HCM Managed Services bei Kunden. Dabei ist ihm wichtig, HR-Prozesse ganzheitlich und integrativ entlang des Lebenszyklus zu betrachten. Die Gründe für HR-Outsourcing liegen für ihn auf der Hand: Kosteneinsparung, Ressourcenmangel und Risikominimierung.

Geht es um die Wahl der Software, empfehlen sich SAP HCM und SAP SuccessFactors. Das zentrale Personalmanagementsystem digitalisiert und automatisiert alle HR-Prozesse – bei einem einfachen und intuitiven Benutzererlebnis, breiten Funktionalitäten und schnellen Innovationen. Mitarbeitende sind effizienter und haben transparentere Einblicke in Themen wie Personaladministration, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung.

1. Was erleben Sie derzeit in Unternehmen?

Viele Unternehmen befinden sich mitten in der Transformation. Sie wollen sich langfristig gut aufstellen und Wachstum generieren. Mit der steigenden strategischen Relevanz von HR treiben Unternehmen die Weiterentwicklung ihrer Organisationsstrukturen voran und etablieren eine zukunftsfähige technologische Basis – bei voller Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs. Traditionelle Modelle gehen, eine starke Employee Experience kommt.

2. Welche Herausforderungen haben Unternehmen im HR-IT-Umfeld konkret?

Historisch gewachsene Systeme und Zusammenarbeitsmodelle begrenzen oftmals die Flexibilität und Handlungsfreiheit. Denn bestehende Governance-Strukturen wurden nur selten an organisatorische Änderungen angepasst, wodurch sie bei Lastspitzen und personellen Engpässen schnell an ihre Grenzen geraten. Dieses Problem wird zusätzlich verstärkt durch eine über die Jahre entstandene Wissensverteilung: essenzielles Know-how liegt bei einzelnen Schlüsselpersonen – ein echtes Risiko, falls diese ausfallen, etwa durch Elternzeit, Sabbatical oder Krankheit. Gleichzeitig tun sich Unternehmen schwer, ambitionierte HR-Zukunftsprojekte umzusetzen: viele Ressourcen sind durch das Tagesgeschäft gebunden.

3. Welche Argumente sprechen für das HR-Outsourcing?

Unternehmen stehen im Zuge ihrer HR-Transformation häufig vor der Herausforderung, strategische Initiativen voranzutreiben und gleichzeitig den stabilen Betrieb ihrer HR-IT-Landschaft sicherzustellen. Da hierfür oftmals die notwendigen personellen und fachlichen Kapazitäten fehlen, bietet die Kombination aus flexiblen Application Management Services und bedarfsgerechtem HR-Outsourcing einen wirkungsvollen Hebel zur gezielten Entlastung von HR-IT und Personalbereich.

Durch die enge Verzahnung von Transformation, Anwendungsbetrieb und fachlicher Prozessunterstützung entstehen nahtlose Übergänge zwischen Projekt und Regelbetrieb. Neue Lösungen werden von Beginn an stabil betrieben, während fachliche und technische Fragestellungen entlang der gesamten HR-Wertschöpfungskette effizient und ohne Reibungsverluste bearbeitet werden.

Der besondere Mehrwert liegt in einem durchgängigen End-to-End-Serviceansatz: Prozesse, Systeme und Services greifen ineinander, Anforderungen können flexibel umgesetzt werden und die operative Leistungsfähigkeit bleibt dauerhaft gewährleistet. Gleichzeitig realisieren Unternehmen eine höhere Servicequalität, geringere Komplexität und nachhaltig optimierte Betriebskosten.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen vom direkten Zugriff auf fundiertes Experten-Know-how und einem Betriebsmodell, das bedarfsgerecht mit den Anforderungen der Organisation wächst. So können auch Lastspitzen, Transformationsvorhaben oder Standorterweiterungen effizient und ohne zusätzliche interne Ressourcen abgefangen werden.

4. Wie gelingt die Einführung eines solchen End-to-End-Serviceansatzes und welche Risiken gilt es zu vermeiden?

Die Einführung eines End-to-End-Serviceansatzes erfordert eine sorgfältig geplante Transformation von Projekt, Betrieb und Fachprozessen. Viele Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, gewachsene Strukturen zu konsolidieren und gleichzeitig die Kontinuität des laufenden Betriebs sicherzustellen. Zu den zentralen Erfolgsfaktoren zählen die geordnete Ablösung bestehender Dienstleister, die unterbrechungsfreie Übernahme der Services für den Fachbereich, die Weiterentwicklung von Governance- und Steuerungsmodellen sowie ein strukturierter Wissenstransfer von Schlüsselpersonen. Gleichzeitig müssen Projektergebnisse, z. B. aus einer parallel laufenden Einführung von SAP SuccessFactors, nahtlos in den anschließenden Regelbetrieb überführt werden.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der engen Verzahnung von Application Management Services und fachlichen Managed Services. Während AMS die Stabilität, Weiterentwicklung und den Betrieb der Systemlandschaft sicherstellt, gewährleisten Managed Services die effiziente und qualitativ hochwertige Durchführung der HR-Prozesse. Erst das Zusammenspiel beider Disziplinen ermöglicht einen durchgängigen Service entlang der gesamten HR-Wertschöpfungskette.

Ein häufiges Risiko besteht darin, Software-Implementierungsprojekte ausschließlich als technisches Migrationsvorhaben zu betrachten. In diesem Fall bleiben organisatorische, fachliche und kulturelle Aspekte oftmals unberücksichtigt, wodurch Potenziale ungenutzt bleiben und nachhaltige Verbesserungen ausbleiben. Erfolgreiche Transitionen verstehen den Übergang vom Projekt- in den Regelbetrieb daher nicht als bloße organisatorische Übergabe, sondern als bewusste Transformation hin zu einem integrierten und nachhaltig ausgerichteten Service-Management-Modell. Dieses schafft die Grundlage für stabile Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Systemen und Services.

5. Welche Verbesserungen können durch den End-to-End-Serviceansatz erzielt werden?

Ein End-to-End-Serviceansatz reduziert Schnittstellen, schafft klare Verantwortlichkeiten und erhöht dadurch die Stabilität und Qualität der HR-Services. Fachliche und technische Anforderungen können schneller umgesetzt werden, da Projekt, Betrieb und Prozessunterstützung nahtlos zusammenarbeiten. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von höherer Flexibilität, größerer Transparenz und spürbarer Kosteneffizienz im Betrieb.