BVG: Eine HR-Plattform für alle

Die BVG bewegt Berlin. Täglich bringen rund 16.500 Mitarbeitende Millionen Menschen durch die Stadt, per U-Bahn, Bus, Tram und Fähre. „Weil wir dich lieben" kennt ganz Deutschland als Versprechen an die Fahrgäste. Mit einem neuen HR-System zeigt das Unternehmen: Das gilt auch für die eigenen Leute. MHP hat die BVG als Implementierungs- und Transformationspartner dabei begleitet, Workday als cloudbasierte HR-Plattform einzuführen. Der Rollout erfolgte termingerecht in zehn Monaten und im vereinbarten Budgetrahmen. Die Lösung erreicht die Büroangestellten ebenso wie das Fahrpersonal und macht ihnen den Betriebsalltag leichter. 

Die BVG steckt mitten in einer umfassenden Transformation. Sie elektrifiziert die Busflotte, baut digitale Mobilitätsangebote aus und erprobt autonome Fahrzeuge. Damit verändern sich Aufgaben und Personalbedarfe in vielen Bereichen. Die Organisation muss neue Kompetenzen aufbauen, bestehende Mitarbeitende qualifizieren und gezielt Fachkräfte gewinnen. 

Diese Entwicklung stellt auch die internen Prozesse vor neue Anforderungen. Das bisherige System verursachte einen hohen Wartungsaufwand, bot nur begrenzte Möglichkeiten zur Skalierung und erschwerte eine transparente Personalplanung. Ein neues System war notwendig, um alle HR-Prozesse zuverlässig planen und transparent steuern zu können. 

Viele Arbeitgeber im öffentlichen Sektor erleben gerade ebenfalls, dass ihre gewachsenen HR-Strukturen an Grenzen stoßen. Die Organisation von komplexer Mitbestimmung und einer überwiegend gewerblichen Belegschaft lassen sich damit kaum noch abbilden.

Für Beschäftigte mit Schreibtisch und Laptop sind Self-Service-Portale, digitale Anträge, oder mobiler Zugriff längst Alltag. Im gewerblichen Bereich sieht das anders aus. Fahrpersonal und Werkstatt-Teams arbeiten im Schichtbetrieb, unterwegs, ohne festen digitalen Arbeitsplatz.

Eine Workday-Einführung für 16.500 Menschen mit größtenteils gewerblichen Berufen geht daher deutlich weiter als eine rein technische Implementierung. Denn das System muss bei Menschen ankommen, die ihren Arbeitstag in Bussen oder Bahnen verbringen.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, setzte die BVG auf MHP als strategischen Implementierungspartner. Ausschlaggebend war der Ansatz von MHP, der technologische Exzellenz mit einem tiefen Verständnis für Organisationen im öffentlichen Sektor verbindet. MHP überzeugte dabei mit der Erfahrung aus vergleichbaren Großprojekten, die den operativen Kern einer Organisation erreichten.

MHP begleitet die BVG als strategischer Implementierungspartner über den gesamten Projektzyklus. Das Leitprinzip: Workday gibt den Standard vor, BVG und MHP gestalten gemeinsam die optimale Adaption. Dabei waren in Hochphasen des Projekts rund 100 Personen involviert, darunter etwa 30 Mitarbeitende von MHP. Das Projekt gliederte sich in fünf Phasen.

1. Prozessharmonisierung: Standard statt Sonderlösungen 
   In der Designphase glichen BVG und MHP die bestehenden HR-Prozesse mit den Workday-Standards ab. Ziel war, eine tragfähige Balance zwischen betrieblichen Anforderungen und Plattformlogik zu finden.
2. Datenmigration: Fundament für verlässliche Prozesse
   MHP begleitete die umfangreiche Aufbereitung der Organisations- und Stammdaten und überführte sie in die neue Plattform. Die verschiedenen Datenmigrationen waren ein besonders kritischer Projektschritt, da die Datenqualität ein maßgeblicher Treiber für die Akzeptanz und Funktionsfähigkeit des Systems ist.
3. Lokalisierung: US-Plattform trifft deutsches Arbeitsrecht
   Die Einführung der internationalen Cloud-Plattform erforderte eine sorgfältige Anpassung durch BVG und MHP. Der Fokus lag dabei auf den deutschen Anforderungen in den Bereichen Arbeits- und Mitbestimmungsrecht.
4. Change Management: Akzeptanz bis zur letzten Haltestelle
   Der Systemwechsel betrifft die gesamte Organisation. Damit er gelingt, ist professionelles Change Management erforderlich. Dieses gestaltete MHP in zwei Phasen. Zuerst vermittelten die Mitarbeitenden den HR-Teams ein Verständnis für die neue Plattformlogik. Anschließend erfolgte der organisationsweite Rollout bis zu den Beschäftigten, die das System bedienen. Neben persönlichen Schulungen durch MHP-Experten vor Ort gab es auch die Möglichkeit, virtuell an Schulungen teilzunehmen oder diverse Schulungsvideos, Klickguides und Anleitungen zu nutzen, um sich optimal im System zurecht zu finden.
5. Transformationsbegleitung und Beratung: Gemeinsam Veränderung möglich machen
   Die Einführung von Workday war ein tiefgreifender organisatorischer Wandel, der weit über die technische Implementierung hinausging. MHP moderierte aktiv zwischen Fachbereichen, HR und IT, um gemeinsame Lösungen zu entwickeln und tragfähige Entscheidungen herbeizuführen. Gerade in kritischen Projektphasen brachte MHP unterschiedliche Perspektiven an einen Tisch, strukturierte komplexe Anforderungen und fand auch bei widersprüchlichen Erwartungen pragmatische Wege. Der enge Schulterschluss mit der BVG, kurze Entscheidungswege und hohe Umsetzungsgeschwindigkeit ermöglichten es, selbst anspruchsvolle Anforderungen innerhalb der Plattformlogik zu realisieren. Entscheidend für den Projekterfolg war die Bereitschaft aller Beteiligten, Prozesse neu zu denken und gemeinsam eine Lösung zu entwickeln, die zur Organisation passt.

BVG und MHP schlossen die erste Projektphase in zehn Monaten ab, termingerecht und im vereinbarten Budgetrahmen. Die Kernfunktionen laufen: Personalstammdaten, Organisationsstrukturen, Positionen, Rollen und Vergütung sind in Workday abgebildet.

In Phase zwei folgen Abwesenheits- und Zeitmanagement, weitere Employee Self Services und Talent & Performance Management. Die Plattform wächst, und damit die Möglichkeit, den Personalmangel aktiv zu managen.

Was sich konkret verändert hat:

• Beantragung des Urlaubs via Smartphone
• HR-Sachbearbeiter rufen Stammdaten in Echtzeit ab
• Der Betriebsrat ist digital in die Prozesse integriert 

Wirkung im Überblick: 

• Go-live in zehn Monaten, termingerecht und im vereinbarten Budgetrahmen
• 16.500 Mitarbeitende auf einer einheitlichen HR-Plattform