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- Veröffentlicht am: 24.10.2023
- 10:32 mins
Protokoll zur Schichtübergabe: Digitales Dashboard für die Produktion der Zukunft
Perfekt eingestellte Maschine und menschliche Arbeitsschritte, die gut aufeinander abgestimmt sind: Um eine effiziente und sichere Fertigung zu gewährleisten, ist es wichtig, den produktiven Prozessablauf sicherzustellen. Dabei profitieren Produktionsleiter:innen und ihre Teams von einer gut funktionierenden und durchdachten Schichtübergabe. Mithilfe eines Schichtübergabeprotokolls kann in produzierenden Unternehmen maximale Transparenz erreicht und Absprachen erleichtert werden. Zudem gelangen relevante Informationen direkt an die zuständigen Führungskräfte.
Veraltete Vorlagen und Formulare zur Schichtübergabe sind in vielen Betrieben Standard
Nicht nur das Führen eines Schichtbuchs, sondern auch die Art der Umsetzung ist entscheidend für einen lückenlosen Schichtwechsel: In vielen Betrieben werden noch veraltete Vorlagen und Checklisten in Form von PDFs, PowerPoint-Präsentationen, alter Tabellen oder Papierlisten verwendet, um die Schicht an den oder die nächste Schichtleiter:in zu übergeben. Diese Formen der Schichtberichte gehen jedoch mit einigen Nachteilen einher: Lücken in den Kommunikationsflüssen, unzureichende Standardisierung und Qualität sowie mangelhafte Nachhaltigkeit und Nachvollziehbarkeit sorgen dafür, dass Arbeitsprozesse aufgehalten werden und entscheidende Informationen oft nicht oder nicht rechtzeitig zu den entsprechenden Entscheider:innen gelangen.
Herausforderung veralteter Protokolle zur Schichtübergabe
Fehlende Standardisierungen und eine unzureichende Strukturierung der Schichtübergabe: Diesen Pain Points sind viele produzierende Unternehmen ausgesetzt. Aus diesem Grunde entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, die bestehenden Schichtwechsel-Prozesse umzustrukturieren und durch digitale Vorgehensweise zu ersetzen.
Weitere Gründe, die bei vielen Produktionsunternehmen den Wunsch nach einer Umstrukturierung wecken, sind …
- veraltete, unbekannte oder nicht relevante Kennzahlen und Produktionsstände.
- keine einheitliche Umsetzung von Maßnahmen zur Störungsbehebung.
- keine objektive und vergleichende Bewertung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit möglich.
- hoher Verarbeitungsaufwand im Zuge der veralteten Dokumentationsweise.
- keine systematische Erfassung von in Meetings besprochenen Themen.
- Vorherrschen eines Silo-Denkens, welches zu Intransparenz bei Kennzahlenberichtwesen und Aufgabenbearbeitung führte.
Auch die lange Vorbereitungszeit jedes Schichtprotokolls kann ein entscheidender Faktor sein, der bei den Produktionsmitarbeiter:innen den Wunsch nach einer digitalen Schichtübergabe hervorruft. So sind die Schichtleiter:innen durch das aufwändige Copy-and-paste aus verschiedenen Tools oftmals bis zu zwei Stunden mit dem Aufsetzen des Schichtberichts beschäftigt.
Produzierende Firmen leiden unter zu komplexen, unstrukturierten oder nicht-standardisierten Checklisten, Vorlagen und nicht-digitalisierten Schichtbüchern, welche längst veraltet sind. Sie denken über die Einführung eines digitalen Schichtberichts nach? Wir unterstützen Sie gerne dabei. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich zu den Möglichkeiten eines digitalen Dashboards für Ihren Schichtbetrieb beraten.
Use Case: Innovatives Shopfloormanagement für die Porsche Leipzig GmbH
Die Schichtübergabe digitalisieren und auf diesem Wege die Effizienz steigern: Dieses Ziel verfolgt 2022 die Porsche Leipzig GmbH, welche in Zusammenarbeit mit MHP in die Entwicklung eines digitalen Dashboards zur Übergabe der Schicht startet.
Ziele der Zusammenarbeit zwischen MHP und der Porsche Leipzig GmbH
Mehr als nur eine standardisierte Checkliste: Ziel von MHP war die Entwicklung eines digitalen Dashboards, das als zentrale Informationsplattform einen unternehmerischen Mehrwert für die Porsche Leipzig GmbH darstellt.
Mit einheitlicher und strukturierter Bereit- und Darstellung aktueller Kennzahlen, relevanter Daten und auftretender Störungen haben sich die Projektbeteiligten zudem das Ziel gesetzt, den Kommunikationsfluss über die Schichten hinweg zu verbessern. Der Austausch sollte zudem vereinheitlicht und ein standardisiertes Berichtswesen über Ereignisse während der Schicht etabliert werden. Mithilfe des Berichtswesens und durch die Tool-gestützte Durchführung sollte so künftig der Vergleich wichtiger Kennzahlen ermöglicht sowie Optimierungspotenziale offengelegt werden. Auch die Minderung von Fehlern und Risiken sollte damit erreicht werden.
Dazu war es wichtig, Abläufe und Ereignisse innerhalb der Schichten und die Arbeitsweisen der Mitarbeitenden auf dem Shopfloor genau zu kennen – diese aber nach Möglichkeit nicht zu verändern oder in deren Vorgangsweisen einzugreifen. Um die Kernaufgabe der Digitalisierung der Schichtübergabe zu ermöglichen, legte unser MHP-Projektteam großen Wert darauf, einen reibungslosen Schichtbetrieb zu ermöglichen.
Die gewünschte Lösung sollte vielseitige Möglichkeiten und umfangreiche Features bieten, gleichzeitig aber in Sachen eingesetzter Ressourcen kosteneffizient gestaltet sein. Um Ressourceneffizienz, Bedienbarkeit und Individualität gleichermaßen zu garantieren, wurden bereits vorhandene Tools der Porsche Leipzig GmbH mit in die Entwicklung des Dashboards einbezogen.
Die Rahmenbedingungen für die Entwicklung des digitalen Dashboards im Überblick
Ziel:
- Einführung eines digitalen Schichtübergabeprotokolls
Prozessanforderungen:
- Verwendung bereits etablierter Tools bei der Entwicklung
- Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen möglichst unverändert belassen
- Integration in die bestehenden Produktions-IT-Systeme
Die Vorteile eines digitalen Protokolls zur Schichtübergabe
Ein digitales Protokoll zur Schichtübergabe und Dokumentation des Schichtablaufs birgt für Produktionsunternehmen ein großes Potenzial. Der von unserem Projektteam für die Porsche Leipzig GmbH entwickelte Ansatz ist auch auf andere Bereiche und Unternehmen aus der Automobilbranche skalierbar, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
Diese Vorteile birgt das von MHP entwickelte digitale Dashboard für Ihren Betrieb:
- Echtzeitkommunikation zwischen den Mitarbeitenden: Informationen können unmittelbar erfasst und an die relevanten Teammitglieder weitergegeben werden. Das beschleunigt den Informationsfluss und ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf Ereignisse oder Probleme.
- Zentrale Dokumentation: Mit einem digitalen Schichtbuch speichern Sie alle relevanten Daten, Protokolle und Dokumente an einem Ort und machen diese berechtigten Benutzer:innen einfach zugänglich. Dies erleichtert die Suche nach Informationen und spart Zeit, die sonst mit dem Durchsuchen von Papierdokumenten oder verschiedenen Dateien verbracht würde.
- Integration mit im Unternehmen verwendeten Systemen: Sie können Daten aus Produktionssystemen oder anderen digitalen Plattformen in das digitale Schichtbuch importieren und mit diesen verknüpfen. Das ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Systemen und einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Produktionsabläufe.
- Verbesserte Transparenz und Zusammenarbeit: Da sämtliche relevante Informationen für alle Teammitglieder einsehbar sind, verbessert sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Schichten erheblich. Dies erleichtert notwendige Abstimmung, das Teilen von Wissen und die gemeinschaftliche Lösung von Problemen – auch in Zusammenarbeit mit nachfolgenden Schichten.
- Nachhaltigere Prozessabläufe: Die Dokumentation durch das digitale Schichtübergabeprotokoll trägt auch zur Verringerung von CO2-Ausstößen bei. Der Verzicht auf Papierdokumente und die elektronische Archivierung helfen, Ressourcen einzusparen und die Umweltbelastung zu reduzieren. Zudem können Einspar- und Optimierungspotenziale mithilfe der digitalen Dokumentation schneller erkannt und so Emissionen langfristig reduziert werden.
- Einfache Anwendung und hohe Nutzerfreundlichkeit: Die Bedienung des digitalen Schichtberichts ist so gestaltet, dass Produktionsmitarbeiter:innen die App intuitiv und ohne umfangreiche Schulung nutzen können. Dadurch lässt sich die Anwendung vielseitig und effektiv einsetzen und Sie können die Vorteile der digitalen Schichtübergabe voll ausschöpfen.
- Maximale Verlässlichkeit durch Einheitlichkeit: Außerdem stellt das digitale Schichtprotokoll eine „Single Source of Truth" dar – eine einzige vertrauenswürdige Quelle für alle relevanten Informationen und Protokolle. Dadurch können Sie Missverständnisse, Fehlkommunikation und Fehler reduzieren, da alle Beteiligten auf die gleichen Informationen zugreifen und auf demselben Stand sind.
Insgesamt unterstützt das digitale Schichtübergabeprotokoll die Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit in der Produktion und trägt zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei.
Sie möchten auch in Ihrem Unternehmen einen digitalen Schichtbericht ermöglichen? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.
4 Schritte auf dem Weg zur Implementierung des Schichtübergabeprotokolls
Um Ihrem Unternehmen die Vorteile eines digitalen Dashboards zu ermöglichen, passt MHP Ihr digitales Schichtbuch auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Betriebs zu. Dazu gehen wir wie folgt vor:
- Schritt 1: Durchführen von Analysen
In einer ersten Phase erfolgt eine umfassende Daten- und Prozessanalyse. Dabei untersuchen wir die bestehenden Vorlagen und Tools, welche für die Schichtübergabeprozesse verwendet werden, identifizieren die erforderlichen Datenquellen und leiten so die fachlichen Anforderungen an die Dashboard-App ab. Diese Analyse ist daher die Grundlage für die Gestaltung des digitalen Schichtübergabeprotokolls und soll sicherstellen, dass Sie in der Anwendungsphase alle relevanten Informationen erfassen und effektiv nutzen können. - Schritt 2: Errichten einer Infrastruktur
Nach der Daten- und Prozessanalyse etablieren wir eine Tool-Landschaft für Ihr digitales Dashboard. MHP wählt dabei geeignete Softwarelösungen, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Dabei achten unsere Expert:innen genau darauf, dass Ihr Dashboard flexibel anpassbar ist und verschiedene Datenquellen integrieren kann. Die Tool-Landschaft wird entwickelt, um Echtzeitdaten, Produktionskennzahlen und andere relevante Informationen auf einen Blick darstellen zu können. - Schritt 3: Start der App-Entwicklung
Als nächster Schritt erfolgt die eigentliche Entwicklung Ihrer Lösung. Während des gesamten Prozesses arbeiten wir eng mit Produktionsleiter:innen, sowie den Mitarbeitenden in der Produktion zusammen, um Anforderungen und Bedürfnisse innerhalb des Schichtbetriebs zu identifizieren. Bei der Gestaltung der App legen wir höchsten Wert auf Nutzerfreundlichkeit und achten darauf, eine einfache Bedienung und schnelle Navigation zu ermöglichen – sowohl was die Erfassung, als auch was die Weitergabe von Informationen angeht. - Schritt 4: Testen der Funktionalität
Nach der Entwicklung der Dashboard-App steht die Bewährungsprobe an: Im Rahmen einer Testphase prüfen wir das digitale Schichtübergabeprotokoll in den Regelrunden auf seine Praxistauglichkeit. So können wir ausmachen, an welchen Stellen Anpassungen und Verbesserungen notwendig sind. Auch das Feedback der Mitarbeitenden wird mit in die Weiterentwicklung des Protokolls einbezogen.
Durch diesen vierstufigen Ansatz gewährleistet MHP eine reibungslose Implementierung des digitalen Protokolls für den Schichtwechsel. Die gründliche Daten- und Prozessanalyse legt den Grundstein für die Gestaltung des Protokolls, während die Tool-Landschaft und die intuitive Dashboard-App eine effektive Visualisierung und Nutzung der Daten ermöglichen. Die Testphase in den Regelrunden gewährleistet, dass das Schichtprotokoll den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und kontinuierlich verbessert wird. MHP legt großen Wert auf die Zusammenarbeit mit den Produktionsmitarbeitern, um sicherzustellen, dass das digitale Schichtübergabeprotokoll optimal in die Unternehmensprozesse integriert wird.
Optimieren Sie Ihren Schichtwechsel mit einem digitalen Protokoll
Die Produktion der Zukunft verzichtet auf altbackene Vorlagen und Schichtbücher: Ein digitales Protokoll zur Übergabe der Schicht bietet ein großes Potenzial für Produktionsunternehmen. Auf diesem Wege kann die Zusammenarbeit verbessert und mehr Nachhaltigkeit erreicht werden. Dabei ist der Ansatz skalierbar und kann auf andere Bereiche und allgemein produzierende Unternehmen angewendet werden, die ähnlichen Herausforderungen gegenüberstehen wie die Porsche Leipzig GmbH.
Die entwickelte App ermöglicht eine einfache Übertragung auf andere Produktionsbereiche mit minimalem Aufwand. Mit dem digitalen Schichtübergabeprotokoll können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, die Effizienz steigern und gleichzeitig ihre Umweltauswirkungen reduzieren. Das digitale Dashboard ist daher eine zukunftsweisende Lösung für die Schichtübergabe. Und vielleicht auch für Ihr Unternehmen.
Nutzen Sie jetzt die Expertise der Berater:innen von MHP und profitieren Sie von den vielseitigen Vorteilen eines digitalen Protokolls zur Schichtübergabe.
Häufige Fragen zu einem digitalen Schichtübergabeprotokoll
Eine standardisierte Logik in der Schichtübergabe kann vor allem mithilfe des Einsatzes von digitalen Dashboards in Form einer Applikation erzeugt werden. Diese sammelt alle relevanten Informationen zentral, sodass bei der Schichtübergabe die zuständigen Verantwortlichen direkt über Vorkommnisse und Unregelmäßigkeiten informiert werden. Für den Aufbau können Sie auf die Expertise erfahrener Beraterteams bauen, welche den Aufbau und die Integration der standardisierten Logik in enger Absprache mit den Verantwortlichen umsetzen und dabei auf Ihre bereits vorhandenen Tools und Abläufe zurückgreifen.
Produktionsleiter:innen profitieren durch den Einsatz einer digitalen Schichtübergabe nicht nur von transparenten Informationsflüssen, sondern erhalten wichtige Informationen aus den Schichten ohne Verzögerung. So können Produktionsfehler, Optimierungspotenziale und Störungen frühzeitig erkannt werden. Zudem erhalten Produktionsleiter:innen mithilfe des digitalen Schichtberichts eine zentrale Übersicht über relevante Kennzahlen und profitieren so von den zentral festgehaltenen Daten, welche sie als Grundlage für wichtige Entscheidungen heranziehen können.
Durch den Einsatz einer digitalen Schichtübergabe verbessern Sie nicht nur die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Zudem wird durch eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit auch ein stärkeres Wir-Gefühl in Ihrem Produktionsteam erzeugt, da transparent kommuniziert und gemeinsam an der Behebung von Störungen gearbeitet wird – auch außerhalb der eigenen Schicht.
Achten Sie darauf, dass alle Nutzer:innen eine Einführung in die Arbeit mit Ihrem digitalen Schichtübergabeprotokoll erhalten. Weisen Sie Ihre Produktions- und Schichtleiter:innen darauf hin, dass alle wichtigen Informationen, Störungen und Kennzahlen direkt in den Schichtbericht eingetragen werden müssen und nutzen Sie die aus dem Protokoll gewonnen Informationen regelmäßig zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe. Wie Ihr Unternehmen ist auch das digitale Dashboard im Wandel – achten Sie daher auf regelmäßige Updates und spielen Sie beispielsweise neue relevante Daten oder Kennzahlen in das System ein. Dabei sollten Sie auch das Feedback der Produktionsmitarbeiter:innen mit einbeziehen.
Mitarbeitende in der Produktion sollten von vornherein in den Wandlungsprozess mit eingebunden werden. Machen Sie Ihrem Team die Vorteile eines digitalen Schichtberichts – wie beispielsweise mehr Transparenz und einen verbesserten Informationsfluss im Team – deutlich. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei der Integration eines digitalen Dashboards in den Regelrunden zudem um konsumtives Feedback, welches Sie in der Anpassung der Applikation mit berücksichtigen. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass die Produktionsabläufe während der Integration des digitalen Schichtprotokolls wie gewohnt weiterlaufen können.
